Quy trình vận đơn

Cập nhật: 28/12/2020 16:26

Diễn giải:

STT

Thao tác/Tình trạng

Diễn giải

1

NVKD chốt đơn

Thao tác chốt đơn của NVKD, nằm trong quy trình NVKD.

2

Nhận xử lý đơn

Sau khi NVKD chốt đơn và check chéo, NVKD thao tác xác nhận đơn hàng.

Khi đó đơn hàng được chuyển đến mục “Đơn xác nhận” của Vận đơn.

Vận đơn sẽ truy cập vào “Đơn xác nhận” và chủ động nhận xử lý những đơn thuộc quyền xử lý của mình.

Chi tiết thao tác:

Đăng nhập hệ thống bằng tài khoản của mình.

1. Click “Quản lý đơn hàng”

2. Chọn “Đơn xác nhận”. Khi đó hệ thống hiển thị danh sách các đơn đã được NVKD chốt và check chéo.

3. Click “Nhận xử lý đơn” để chọn những đơn thuộc quyền xử lý của mình.

Khi đó hệ thống sẽ hiển thị:

1. Hiển thị tên của nhân viên vận đơn xử lý đơn hàng

2. Hiển thị ô “Kết quả” ở trong pop-up Xem/Sửa thông tin của đơn hàng để thao tác sau khi gọi cho khách hàng.

3

Gọi xử lý đơn

Thao tác gọi cho khách hàng để xử lý đơn hàng.

4

Xác nhận giao hàng

3.1. Tình trạng đơn OK.

Sau khi gọi cho khách hàng để xử lý đơn hàng, khách hàng xác nhận đơn hàng. Vận đơn sẽ “Xác nhận giao hàng” để đơn hàng chuyển qua bộ phận kho đóng hàng.

Chi tiết thao tác:

Click vào tên khách hàng.

Khi đó cửa sổ hiện ra:

Vận đơn thao tác:

1. Cập nhật lại thông tin của khách hàng (nếu khách hàng thay đổi thông tin tên/số điện thoại/địa chỉ…)

2. Thay đổi thông tin đơn hàng (nếu khách hàng đề xuất thay đổi)

3. Chọn hình thức giao hàng

4. Chọn đơn vị vận chuyển

5. Điền “ghi chú giao hàng” để Kho vận in và dán lên bưu cục, ghi chú cho bưu tá.

6. Nhấp “Xác nhận giao hàng” để đơn hàng được chuyển sang kho vận.

Sau khi “Xác nhận giao hàng”, data đơn hàng nằm trong mục “Đơn chờ giao”

Sau đó tiếp tục quy trình Kho vận.

5

Hủy đơn

3.2. Tình trạng “Đơn bị hủy”.

Sau khi gọi cho khách hàng để xử lý đơn hàng, khách hàng nghe máy nhưng từ chối nhận hàng. Vận đơn sẽ thao tác “Hủy đơn” để đơn hàng chuyển về NVKD xử lý.

Chi tiết thao tác:

Click vào tên khách hàng.

Khi đó cửa sổ hiện ra và Click chọn “Hủy đơn”

Màn hình hiện ra như sau:

Vận đơn thao tác:

1. “Chọn lý do hủy”. Sau đó chọn một trong bốn lý do trên.

2. Click “Xác nhận hủy”.

Khi đó NVKD sẽ nhận được thông tin đơn hủy. NVKD thao tác theo quy trình xử lý đơn hủy.

6

Xác nhận

tác nghiệp tiếp

Hẹn gọi lại

3.3. Tình trạng “Chưa gọi được”.

Khi Vận đơn gọi điện cho khách hàng nhưng khách không nghe máy/thuê bao/không liên lạc được thì vận đơn sẽ cập nhật trạng thái “Chưa gọi được” và hẹn ngày – giờ gọi lại.

Chi tiết thao tác:

Click vào tên khách hàng.

Vận đơn thao tác:

1. Click “Chọn kết quả”

2. Chọn “Chưa gọi được”

Khi đó vận đơn thao tác như sau:

1. Điền “ghi chú” để lưu lại thông tin cho lần gọi sau (nếu có ghi chú)

2. Chọn ngày–giờ gọi lại

3. Nhấp “Xác nhận”

Màn hình sẽ hiển thị như sau:

Vận đơn gọi lại cho khách hàng theo ngày–giờ đã nhận.

7

Xác nhận

tác nghiệp tiếp

Hẹn gọi lại

3.4. Tình trạng “Hẹn gọi lại”.

Khi Vận đơn gọi điện cho khách hàng nhưng khách hẹn gọi lại sau thì vận đơn sẽ cập nhật trạng thái “Hẹn gọi lại” và hẹn ngày–giờ gọi lại.

Chi tiết thao tác:

Click vào tên khách hàng.

Khi đó vận đơn thao tác như sau:

1. Click “Chọn kết quả”

2. Chọn “Hẹn gọi lại”

Khi đó vận đơn thao tác như sau:

1. Điền “ghi chú” để lưu lại thông tin cho lần gọi sau (nếu có ghi chú)

2. Chọn ngày–giờ gọi lại

3. Nhấp “Xác nhận”

Màn hình sẽ hiển thị như sau:

Vận đơn gọi lại cho khách hàng theo ngày–giờ đã nhận.

 

* Lưu ý:

- Với những đơn hàng giao qua nhà vận chuyển VN Post, hệ thống sẽ tự động cập nhật trạng thái “Giao hàng thành công” theo kết quả cập nhật của hệ thống VN Post.

- Trong trường hợp VP Post chưa cập nhật mà Vận đơn muốn cập nhật nhanh hơn, Vận đơn có thể tự thao tác chuyển trạng thái  trên hệ thống Saletick của mình.

- Với những đơn hàng giao qua các đơn vị vận chuyển khác, Vận đơn chủ động theo dõi tình trạng đơn hàng để tự thao tác cập nhật “Giao hàng thành công” trên hệ thống.