Hướng dẫn Kế toán thực hiện Đối Soát và đọc báo cáo Xuất/Nhập/Tồn

Cập nhật: 12/03/2021 10:26

 1. Thực hiện đối soát đơn đi.

Mục đích: Đối soát tất cả những đơn đi trong khoảng thời gian nhất định, để cập nhật trạng thái các đơn.

Hướng dẫn thao tác:

- Bước 1: Trong trang quản trị, click "Quản lý đơn hàng"

- Bước 2: Màn hình hiển thị danh sách đơn hàng, click chọn "Đối soát"

- Bước 3: Click "Đối soát đơn đi"


- Bước 4: Màn hình hiển thị ra danh sách các đơn đi cần đối soát như hình dưới, chọn "Tải file mẫu"


- Bước 5: Sau khi điền đầy đủ các trường thông tin theo File mẫu đã tải, click "Chọn" 


Bước 6: Click chọn "Nhập file đối soát"


Sau đó, các đơn sẽ được chuyển về theo trạng thái hiện tại của đơn hàng.

(*) Lưu ý: Các lỗi thường xảy ra khi đối soát đơn đi.

- Đơn hàng đã được đối soát: Các đơn hàng đã được đối soát trước đó bị trùng.

- Phí thu hộ với số tiền cần thanh toán của đơn không khớp: số tiền thu hộ bị sai.

- Không tìm thấy đơn hàng theo mã đơn đã tìm kiếm: mã đơn hàng bị sai.

2. Thực hiện đối soát tiền thu COD

Mục đích: Sau khi các đơn được giao thành công, đơn vị vận chuyển sẽ gửi File số tiền đã thanh toán cho công ty, thao tác này nhằm cập nhật số tiền thực thu của các đơn hàng.

Hướng dẫn thao tác:

- Bước 1: Tại trang quản trị, Click "Quản lý đơn hàng"

- Bước 2: Click vào mục "Đối soát"

- Bước 3: Tại mục đối soát, chọn "Đối soát tiền thu COD"


- Bước 4: Sau đó màn hình sẽ hiển thị như hình dưới, người dùng click vào "Tải file mẫu"

- Bước 5: Sau khi đã điền đầy đủ thông theo file đã tải về ở bước 4, người dùng click vào mục "Chọn" để tải File excel lên

- Bước 6: Click chọn "Cập nhật tiền đối soát"


(*) Lưu ý: Các lỗi thường xảy ra khi đối soát tiền COD

- Đơn hàng đã được đối soát: Các đơn hàng đã được đối soát trước đó bị trùng.

- Không tìm thấy đơn hàng theo mã vận đơn đã tìm kiếm: mã vận đơn hàng bị sai.

3. Thực hiện đối soát đơn hoàn

Mục đích: Đối soát những đơn hoàn về kho theo file từ bên bưu điện gửi về với hệ thống

Hướng dẫn thao tác:

- Bước 1: Tại màn hình trang quản trị, click "Quản lý đơn hàng"

- Bước 2: Màn hình hiển thị danh sách đơn hàng, click "Đối soát"

- Bước 3: Click "Đối soát đơn hoàn"


- Bước 4: Sau khi click chọn "Đối soát đơn hoàn" màn hình sẽ hiển thị ra danh sách các đơn hoàn cần đối soát. Click "Tải file mẫu"

- Bước 5: Sau khi điền đầy đủ thông tin mã vận đơn và mã đơn của đơn hàng hoàn, click "Chọn" File đối soát vừa hoàn thành.

- Bước 6: Click "Nhập file đối soát" để thực hiện đối soát đơn hoàn.


(*) Lưu ý: Các lỗi thường xảy ra khi đối soát hoàn

- Đơn hàng đã được đối soát: Các đơn hàng đã được đối soát trước đó bị trùng.

- Không tìm thấy đơn hàng theo mã đơn hoặc mã vận đơn đã tìm kiếm: mã đơn hoặc mã vận đơn của hàng bị sai.

4. Hướng dẫn xem báo cáo Xuất/Nhập/Tồn

Từ ngày 26/08/2020, phần mềm cập nhật tính năng xem báo cáo Xuất/Nhập/Tồn.

Hướng dẫn tạo bộ lọc để xem lịch sử Xuất/Nhập/Tồn.

- Bước 1: Tại trang quản trị, click "Quản lý sản phẩm"

Bước 2: Tại module Quản lý sản phẩm, click chọn "Danh sách sản phẩm"

- Bước 3: Màn hình hiển thị danh sách sản phẩm, người dùng thao tác tạo bộ lọc theo các trường thông tin có sẵn

- Bước 4: Sau khi tạo bộ lọc, click "Tìm"


4.1. Đọc báo cáo S/L Nhập

Trên màn hình Danh sách sản phẩm, người sử dụng click vào con số nhập của sản phẩm để xem thông tin chi tiết số lượng nhập


Màn hình sẽ hiển thị Pop-up lịch sử nhập kho của sản phẩm này như hình dưới:


4.2. Đọc báo cáo S/L Xuất

Đây là màn hình hiển thị số lượng xuất sản phẩm theo bộ lọc đã tạo. Phần mềm tính sản phẩm xuất từ thời điểm đơn hàng chuyển sang trạng thái "Đang giao hàng". Để xem chi tiết lịch sử xuất kho, người dùng click vào số lượng xuất của sản phẩm đó.


Sau đó màn hình sẽ hiển thị Pop-up chi tiết lịch sử xuất kho của sản phẩm theo các đơn hàng như hình dưới


4.3. Đọc báo cáo S/L Hoàn

Sản phẩm được cộng vào S/L hoàn sau thời điểm vận đơn nhập File đối soát hoàn từ bưu điện gửi về. Để xem chi tiết lịch sử hoàn, người dùng click vào con số hoàn của sản phẩm.


Màn hình hiển thị Pop-up lịch sử hoàn kho của sản phẩm theo mã đơn hàng, tên sản phẩm, số lượng và ngày hoàn (ngày nhập file đối soát hoàn)

4.4. Đọc báo cáo Lũy kế nhập

Đây là tổng số lượng sản phẩm đã nhập từ thời điểm bắt đầu sử dụng tới ngày lọc.

Để xem lịch sử lũy kế, người dùng click vào con số của sản phẩm tại ô Lũy kế nhập để xem chi tiết

Sau đó màn hình sẽ hiển thị Pop-up như hình dưới

4.5. Đọc báo cáo Lũy kế xuất.

Đây là tổng số lượng sản phẩm đã xuất từ thời điểm bắt đầu sử dụng tới ngày lọc.

Để xem chi tiết thời điểm lũy kế xuất, người dùng click vào con số Xuất của sản phẩm như hình dưới

Sau khi click vào con số trên, màn hình hiển thị Pop-up thông tin lịch sử xuất kho của sản phẩm

4.6. Đọc báo cáo lũy kế hoàn

Đây là tổng số lượng hoàn của sản phẩm tới thời điểm cuối của bộ lọc

Để xem chi tiết thông tin lũy kế, click vào con số cần xem của sản phẩm

Sau đó, màn hình sẽ hiển thị Pop-up lịch sử hoàn kho của sản phẩm

4.7. Đọc báo cáo Tồn kho

Đây là tổng số lượng sản phẩm tồn thực tế tại kho, số lượng tồn hiện tại bằng tổng của Lũy kế nhập và Lũy kế hoàn trừ đi Lũy kế xuất.

Chúc các bạn thao tác thành công!